「受領書」という言葉は耳にしたことがあるけれど、その具体的な内容や領収書等との違いがはっきりしないという方も多いかもしれません。また、業務上で受領書の発行が必要になる場合もあるでしょう。この記事では、受領書の役割や書き方について詳しく説明します。
そもそも受領書とは
受領書とは、商品やサービスを受け取ったことを証明する書類です。これは、商品やサービスを提供した相手に対して、「確実に受け取った」という証明として、受け取った側が発行するものになります。
企業間の取引はもちろん、個人と企業、または個人同士の取引においても使用されます。ただし、契約で特に定められていない限り、受領書の発行は義務ではありません。
受領書の役割
受領書はビジネスの現場で広く使われる重要な書類で、主に以下の4つの役割を果たします。
- 納品の確認
受領書は、商品やサービスが契約通りに適切に交換されたかを確認するために使用されます。受注者にとっては納品完了の証明書となり、発注者にとっては受領を受注者に通知する書類となります。
- 信頼関係の構築
受領書により、商品やサービスが正しく納品されたことが証明されるため、送り手は不達などの問題がなかったことを確認できます。これにより、取引の両者間で信頼関係が築かれます。
- 取引のスムーズ化
受領書の発行により、取引が円滑に完了したかどうかが明確になります。特に初めての取引や高額な取引の場合、取引情報の確認が特に重要です。受領書は取引をスムーズに進めるのに役立ちます。
- 証拠
受領書は、取引相手が商品やサービスを受け取ったことを証明する書類として機能します。このような取引の証明書を証憑書類と呼び、トラブルが発生した際に証拠としての役割を果たします。
これらの点からも、受領書の役割は「納品確認」「信頼関係の構築」「取引のスムーズ化」「証拠」の4つと言えるでしょう。
受領書と領収書の違い
受領書と領収書は異なる目的で使用される書類です。領収書は金銭の受領を証明する書類で、商品やサービスを提供し代金を受け取った側が発行します。一方、受領書は商品やサービスの受領を証明するもので、金銭を支払い商品やサービスを受けた側が発行する書類です。
受領書と領収書の主な違いは、受領書が物品の受け渡しにも使われる点にあります。対して領収書は金銭の受け渡しを証明する際にのみ発行され、物品の受け渡しには使用されません。
受領書と納品書の違い
受領書と納品書も異なる目的で使用される書類です。納品書は、取引相手に届ける商品の明細を記載した書類で、商品を納品する側が商品の詳細をリスト化して送ります。一方で受領書は、商品を受け取った側が「受け取りを証明する」ために発行する書類です。つまり、納品書は商品を送る側が作成し、受領書は商品を受け取る側が作成するという点が主な違いになります。
受領書に関して特に注意すべき4つのポイント
受領書には正確な内容の記載が重要ですが、それ以外にも留意すべき点がいくつかあります。ここでは、受領書の重要な事項として、発行のタイミング、サインの有無、印紙の必要性、保管期間について解説します。
- 発行するタイミング
受領書は、発注先が納品物を受け取った際に発行されます。発行期限は特に定められていませんが、納品確認後はできるだけ早く発行することが望ましいです。また、納品側が返送用の受領書を同封することもあります。ただし、業界によっては受領書が発行されないこともあるため、事前に確認することが重要です。
- サイン・印鑑の必要性
受領書には通常、サインや印鑑が必要ですが、これは義務ではありません。受領者が印鑑を持っていない場合はサインで対応することもありますが、経理部では印鑑がない場合は拇印を求めることもあります。
- 金銭のやり取りに関わる場合の印紙
金銭のやり取りに関わる書類には印紙が必要です。受領書もこれに該当するため、領収書と同様に印紙が求められます。印紙を貼る際は割印を押す必要がありますが、電子契約サービスを利用する場合には印紙は不要となります。
- 保管期間
受領書は取引の証拠となる信憑書類の一つであり、税務調査に備えて経理部で一定期間保管する必要があります。保管期間は原則7年とされていますので、必要な時にスムーズに取り出すことが出来るよう、事前に保管場所を決めておくと良いでしょう。
受領書の書き方
受領書の作成には、正確な記載が必要です。ここでは、受領書に含めるべき主要な項目と、テンプレートの使用について説明します。
- 発行日
発行日は、受領書が作成された日付を指します。この日付は、何か問題が生じた際の証拠となり得るため、受領書の発行日と納品日の両方を記録しておくと良いでしょう。
- 宛名
宛名には、取引先の企業名、担当部署、担当者の氏名を正確に記載します。間違いを避けるため、正式名称を書面やWEBサイト等で確認しておきましょう。
- 発行元の情報
受領書には、発行元の企業名、住所、連絡先、担当者の氏名も記載します。略称ではなく、正式名称を記載しましょう。発行元の証拠が残るため、間違いなく正しく記載することが重要です。
- 担当者の押印
受領書には、担当者の押印またはサインが必要です。取引の規模や金額によっては、社印を使用することもあります。
- 受領物品の内訳
受領書には、受け取った商品やサービスの名称、単価、数量、合計金額などを詳細に記載します。正確な数字を記載することで、後のトラブルを防ぎます。
- テンプレートの利用
受領書作成時には、テンプレートの利用が推奨されます。テンプレートを使用することにより、必要な項目の漏れを防ぎ、効率的に書類を作成することができるでしょう。
最後に
受領書はビジネスの現場で広く使われる重要な書類です。後のトラブルを事前に防ぐためにも、記載すべき項目をしっかりとおさえておく必要があります。必要項目の記入漏れを防ぐためにも、テンプレートを上手く活用し効率よく受領書を作成していきましょう。
