kintoneで顧客管理を効率化！導入するメリットも解説

アナログ・エクセルによる顧客管理の問題点

アナログやExcelでの顧客管理には、どのような問題点があるのでしょうか？考えられる問題点をいくつか挙げていきます。

まず、複数の人が同時に作業をすることが難しいため、待ち時間が生じやすいです。編集履歴が残らないため、間違いや内部の不正行為を見つけにくいのも大きな問題です。

外出先からのデータの閲覧や更新がしにくいため、情報の共有がリアルタイムで行えないのもデメリットのひとつです。

部署によって顧客データベースの作り方が異なることが多く、統一された管理が困難です。また、紙ベースの管理では、紛失するリスクが高く、保管のためにもコストがかかります。

近年、顧客管理業務では、名前や連絡先などの基本情報だけでなく、マーケティングのための顧客の属性や購買履歴など、管理すべき情報が増えています。そのため、顧客管理の効率化は、企業にとって重要な課題といえるでしょう。

kintoneで顧客管理を行うメリット

アナログ・Excel から kintone へ顧客管理を移行するメリットは以下の通りです。

顧客情報を一元管理できる

kintoneを使うと、顧客情報をスマートに管理できます。名前や連絡先、購買履歴など、大切なデータを一つの場所にまとめられるのです。これにより、情報が散らばる心配がなく、顧客への対応もスムーズになります。

従来、顧客情報はExcelや紙、さまざまなデバイスに分散していましたが、これらを一つのテンプレートに統合しています。これにより、業務の効率化が期待できます。また、複数の人が同時に情報を編集できる点も便利です。チームで顧客情報を共有し、更新する際も、スムーズに作業が進みます。さらに、各データに直接コメントをつけられるため、別のコミュニケーションツールを使う必要がありません。

常に最新情報に更新できる

このシステムでは、チームの誰もが同じ顧客データにアクセスできるため、情報の共有がとても簡単です。担当者が顧客情報を更新すると、その変更がチーム全体にリアルタイムで共有されます。これにより、顧客とのやり取りがスムーズになり、情報の齟齬を防ぐことができます。

kintoneはクラウドベースで提供されているため、入力されたデータは常に最新の状態を保ちます。これにより、古い情報に基づく間違った対応を避けることが可能です。また、チームメンバーが個別のPCで情報を更新しても、その情報はクラウド上で一元管理されます。

参考：kintoneによる顧客管理のメリットやポイントを詳しく解説

担当者ごとの業務割合も可視化できる

kintoneを活用することで、担当者ごとの業務割合が明確になります。このツールを使えば、各スタッフがどれだけのタスクを担当しているか、どの顧客にどれくらいの時間を使っているかが一目瞭然です。業務の分担を効率よく調整でき、特に注意を要する顧客や案件への対応も迅速に行えるようになります。

クラウドベースのkintoneでは、入力した情報が常に最新の状態で保たれるため、古いデータによる誤解を防ぎ、チーム内の情報共有もスムーズです。スマートフォンやタブレットからのアクセスも可能なので、外出先にいる営業スタッフも、最新の顧客情報を確認や更新ができます。

Kintoneで顧客管理を行う方法

前項ではkintoneを使った顧客管理は、チームの効率が向上に役立つということをお伝えしました。本項で、kintoneを用いた顧客管理を行う方法を見ていきましょう。

サンプルアプリを活用する

kintoneで顧客管理を始めるのは、初心者にとっても簡単です。その理由は、多彩なサンプルアプリにあります。これらを活用することで、基本的な顧客情報や案件データの管理をすぐに始めることができます。

顧客管理用のサンプルアプリは、必要な機能を備えており、自社の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。開発リソースに限りがある中小企業や、アプリを初めて使う方にとって、非常に便利です。

顧客管理アプリを外注する

外部の専門業者に開発を依頼することも一つの方法です。外注を選ぶ大きな利点は、自社のニーズに合わせた高品質なアプリが手に入ること。これにより、社内のリソースを節約し、業務をより効率的に進めることができます。

ただし、外注にはコストや納期の管理が重要です。外注先との細かな調整が求められるため、パートナー選びや契約内容の確認には慎重に行いましょう。

連携サービスを利用する

kintoneで顧客管理を行う際、様々な連携サービスを活用することで、業務の効率化や機能の拡張が可能です。たとえば、一部のサービスを使えば、見込み客からの問い合わせを直接アプリに記録し、顧客情報や問い合わせ内容、商談のデータを一元的に管理できます。業務の流れがスムーズになり、管理にかかる時間や手間を大幅に削減できるでしょう。

顧客管理アプリを自作する

kintoneを使えば、自社の業務にぴったり合った顧客管理アプリを自分で作ることができます。アプリの作成は、ドラッグ＆ドロップで簡単に項目を配置し、ゼロからデザインすることが可能です。もし既存のExcelファイルやCSVファイルがあれば、それらを活用してアプリを構築することもできます。これにより、これまでExcelで行っていた管理をそのままアプリに移行でき、複数人での利用など、Excelでは難しかった作業もスムーズに行えます。

kintoneで顧客管理アプリを作る際のポイント

kintoneを使って効果的な顧客管理アプリを作るには、以下のポイントが役立ちます。

業務フローごとにアプリを分ける

業務フローごとにアプリを分けることが大切です。たとえば、リード追跡、商談管理、アフターフォローなど、各業務に特化したアプリを作成しましょう。これにより、情報が整理しやすくなり、業務の効率化ポイントが明確になります。

アプリの中身はシンプルにする

顧客管理アプリはできるだけシンプルにしましょう。必要な情報のみを搭載して、余計な項目は省いた方が賢明です。シンプルなデザインにすることで、情報の入力や検索がスムーズになります。あれこれ欲張って、多くの機能を加えると逆に使いにくくなる場合もあるので、シンプルさを心がけましょう。

プラグインで情報更新を自動化する

プラグインを活用して情報更新を自動化することもおすすめです。たとえば、メールの受信を自動で顧客情報に反映させるプラグインを使えば、手間を省きつつ効率的に情報を更新できます。

まとめ

今回は、kintoneで顧客管理を行うメリットやアプリを作成する上で気を付けたいポイントについて解説しました。上手に活用すれば、受注までの時間を大幅に短縮できたり、失注のリスクも軽減できたりします。kintoneを上手に活用し、自社の営業スタイルに合わせた顧客管理を実現しましょう。